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SRPⅡ認証を取得いたしました。

SRPⅡ認証を取得いたしました。

森田労務管理事務所では個人情報保護を適切に扱っている事務所として、SRP認証事務所として登録していましたが、この度、マイナンバー制度の対応導入につきましても、適切に扱っている社労士事務所としてSRPⅡ認証を取得いたしました。今後もマイナンバーを含めた個人情報を適切に取り扱うことを進めてまいります。

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トップページ > マイナンバー > 当事務所の特定個人情報保護について
当事務所の特定個人情報保護について

当事務所の特定個人情報保護について

当事務所の特定個人情報基本方針を公開しました。
http://www.chingin.co.jp/kihonhousin.pdf

当事務所の特定個人情報取扱い規程を公開しました。
http://www.chingin.co.jp/toriatukaikitei.pdf

当事務所の個人情報保護評価を公開しました。
http://www.chingin.co.jp/kojinjyouhouhogohyouka.xlsx

トップページ > マイナンバー > マイナンバー資料集
マイナンバー資料集

マイナンバー資料集になります。
PDFファイルがダウンロードできます。

個人番号利用目的通知書
社員に回覧配布などしてマイナンバーの通知を行う際に使用します。

個人番号報告書
社員からマイナンバーを報告してもらう用の書式です。回収したら金庫に保管などして安全管理措置を行う必要があります。

個人番号被扶養者委任状
第3号被保険者用の委任状となります。

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マイナンバーQ&A

マイナンバーに関する質問と回答になります。

1.マイナンバーの提供を社員から断られた場合。
Q4-2-5 税や社会保障の関係書類へのマイナンバー(個人番号)の記載にあたり、事業者は従業員等からマイナンバーを取得する必要がありますが、その際、従業員等がマイナンバーの提供を拒んだ場合、どうすればいいですか?
A4-2-5 社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。

10.マイナンバーの変更があった場合
Q4-4-4 マイナンバー(個人番号)が漏えいして不正に用いられるおそれがあるときは、マイナンバーの変更が認められますが、事業者は、従業員などのマイナンバーが変更されたことをどのように知ることができますか?
A4-4-4 マイナンバーが変更されたときは事業者に申告するように従業員などに周知しておくとともに、一定の期間ごとにマイナンバーの変更がないか確認することが考えられます。毎年の扶養控除等申告書など、マイナンバーの提供を受ける機会は定期的にあると考えられるので、その際に変更の有無を従業員などに確認することもできます。

11.配偶者・扶養者のマイナンバー
Q4-3-6 従業員の扶養家族のマイナンバー(個人番号)を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか?
A4-3-6 扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。

12.マイナンバー通知カードなどを無くしてしまったら。
平成27年10月5日以降 住民票を発行する際 マイナンバーを記載を選べるようになりました。
マイナンバー通知カードを無くしてしまっても住所の所在地で住民票を取得することでマイナンバーを知ることかできます。

トップページ > マイナンバー > 中小企業のマイナンバー実務対応について
中小企業のマイナンバー実務対応について

中小企業のマイナンバー実務対応についてご説明します。

1.マイナンバーを受け取る必要のある対象者は?
役員・従業員のほか、報酬支払先(社会保険労務士、税理士等)、配当金等を支払う場合株主などもマイナンバーの受け取りが必要です。

2.事務取扱担当者の選任
マイナンバーを取り扱う担当窓口、事務取扱担当者を選任する必要があります。
※担当部署・事務取扱担当者が二人以上いる場合は責任者を決める必要があります。

3.マイナンバーを受け取る方法、本人確認の方法 
従業員等からマイナンバーを受け取る際の本人確認の方法について、手続方法を定める必要があります。
①個人番号カード ②通知カード+免許証等
個人番号報告書を従業員に記載してもらい、本人確認と通知カードの確認を行う。扶養者については従業員が本人確認を行います。
第3号被扶養者については委任状を添付してもらう必要があります。

4.マイナンバー・特定個人情報の記録・保存方法
マイナンバー・特定個人情報の記録・保存方法については安全管理措置を適切に行い、マイナンバーが情報漏えいしないようにする必要があります。
①各個人から収集した個人番号報告書をファイルにとじて金庫にて保管。
②パソコンの電子ファイル(エクセル、ワード等)にパスワードをかけて、管理者のアクセス権限を定め、盗難防止の為パソコンをセキュリティーワイヤー等で固定する。パソコンは最新のウイルス防止ソフトを入れる。

5.社内規程の整備
以下の社内規程を整備する必要があります。
・基本方針の策定  (従業員100人以下の中小規模事業者も作成義務あり)
⇒既存のプライバシーポリシー等への追加でも認められます。
・取扱規程等の策定 (従業員100人以下の中小規模事業者は作成義務なし)
⇒既存の個人情報保護規程への追加でも認められます。
・マイナンバーの利用目的の特定・通知等 
マイナンバーを集める際、従業員に利用目的を通知する必要があります。
⇒個人番号利用目的通知書の配布、就業規則にて利用目的を記載する。等の措置が必要です。

6.委託契約書の整備
社労士や税理士に外部委託を行い、マイナンバーを預ける場合は、委託契約書の見直し、マイナンバーの取扱いについての覚書等の取り交わしが必要です。
⇒既存の委託契約書が要件を満たす場合、または要件を満たすように変更される場合は、それで認められます。
また外部委託者にマイナンバーを預ける際は、漏えいを防ぐため
①封筒に入れて封印して直接渡す。
②FAXテスト送信後、電話連絡をしながらFAX送信する。
③郵送の際は簡易書留等、追跡ができる郵便を使う。
等の措置が必要となります。

7.マイナンバーの罰則
 マイナンバーが漏えい等した場合、罰則が定められています。マイナンバーの取扱事務担当者、責任者の教育をしっかり行うことが重要となります。
故意に漏えいした場合は罰則が適用されますが、罰則が適用されなくても、漏えい事案は、会社の信用力の低下につながります。

8.マイナンバーの廃棄
 特定個人情報は、従業員の退職後、法定の保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。
マイナンバーに関する書類と保存期間の関係

源泉徴収に関する書類 属する年の翌年1月11日から7年間
○給与所得者の扶養控除申告書
○給与所得者の配偶者特別控除申告書
○源泉徴収簿

雇用保険の被保険者に関する書類 退職日から4年間
○被保険者資格取得等確認通知書
○被保険者資格喪失等確認通知書
○離職証明書事業主控等

健康保険・厚生年金保険に関する書類 退職日等から2年間
○標準報酬月額決定通知書
○喪失確認通知書
○被保険者標準報酬決定通知書

労災保険に関する書類(請求書類) その労災保険給付が完結した日から3年


森田労務管理事務所
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TEL 0280-31-0231FAX 0280-31-4529
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