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中小企業のマイナンバー実務対応について

中小企業のマイナンバー実務対応についてご説明します。

1.マイナンバーを受け取る必要のある対象者は?
役員・従業員のほか、報酬支払先(社会保険労務士、税理士等)、配当金等を支払う場合株主などもマイナンバーの受け取りが必要です。

2.事務取扱担当者の選任
マイナンバーを取り扱う担当窓口、事務取扱担当者を選任する必要があります。
※担当部署・事務取扱担当者が二人以上いる場合は責任者を決める必要があります。

3.マイナンバーを受け取る方法、本人確認の方法 
従業員等からマイナンバーを受け取る際の本人確認の方法について、手続方法を定める必要があります。
①個人番号カード ②通知カード+免許証等
個人番号報告書を従業員に記載してもらい、本人確認と通知カードの確認を行う。扶養者については従業員が本人確認を行います。
第3号被扶養者については委任状を添付してもらう必要があります。

4.マイナンバー・特定個人情報の記録・保存方法
マイナンバー・特定個人情報の記録・保存方法については安全管理措置を適切に行い、マイナンバーが情報漏えいしないようにする必要があります。
①各個人から収集した個人番号報告書をファイルにとじて金庫にて保管。
②パソコンの電子ファイル(エクセル、ワード等)にパスワードをかけて、管理者のアクセス権限を定め、盗難防止の為パソコンをセキュリティーワイヤー等で固定する。パソコンは最新のウイルス防止ソフトを入れる。

5.社内規程の整備
以下の社内規程を整備する必要があります。
・基本方針の策定  (従業員100人以下の中小規模事業者も作成義務あり)
⇒既存のプライバシーポリシー等への追加でも認められます。
・取扱規程等の策定 (従業員100人以下の中小規模事業者は作成義務なし)
⇒既存の個人情報保護規程への追加でも認められます。
・マイナンバーの利用目的の特定・通知等 
マイナンバーを集める際、従業員に利用目的を通知する必要があります。
⇒個人番号利用目的通知書の配布、就業規則にて利用目的を記載する。等の措置が必要です。

6.委託契約書の整備
社労士や税理士に外部委託を行い、マイナンバーを預ける場合は、委託契約書の見直し、マイナンバーの取扱いについての覚書等の取り交わしが必要です。
⇒既存の委託契約書が要件を満たす場合、または要件を満たすように変更される場合は、それで認められます。
また外部委託者にマイナンバーを預ける際は、漏えいを防ぐため
①封筒に入れて封印して直接渡す。
②FAXテスト送信後、電話連絡をしながらFAX送信する。
③郵送の際は簡易書留等、追跡ができる郵便を使う。
等の措置が必要となります。

7.マイナンバーの罰則
 マイナンバーが漏えい等した場合、罰則が定められています。マイナンバーの取扱事務担当者、責任者の教育をしっかり行うことが重要となります。
故意に漏えいした場合は罰則が適用されますが、罰則が適用されなくても、漏えい事案は、会社の信用力の低下につながります。

8.マイナンバーの廃棄
 特定個人情報は、従業員の退職後、法定の保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄または削除しなければなりません。
マイナンバーに関する書類と保存期間の関係

源泉徴収に関する書類 属する年の翌年1月11日から7年間
○給与所得者の扶養控除申告書
○給与所得者の配偶者特別控除申告書
○源泉徴収簿

雇用保険の被保険者に関する書類 退職日から4年間
○被保険者資格取得等確認通知書
○被保険者資格喪失等確認通知書
○離職証明書事業主控等

健康保険・厚生年金保険に関する書類 退職日等から2年間
○標準報酬月額決定通知書
○喪失確認通知書
○被保険者標準報酬決定通知書

労災保険に関する書類(請求書類) その労災保険給付が完結した日から3年


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